La saisie des pièces comptables est une tâche administrative obligatoire pour toute entreprise réalisant des bénéfices industriels et commerciaux (BIC). Appelée également saisie comptable ou enregistrement comptable, elle permet de renseigner les services fiscaux sur la comptabilité et les finances de l’entreprise. Alors en quoi consiste-t-elle exactement ? Qui peut faire de la saisie comptable ? Quels sont les documents à saisir ? Les réponses sont dans cet article.
Qu’est-ce que la saisie comptable ?
La saisie comptable, c’est la rédaction de journaux réunissant toutes les informations concernant les opérations affectant le patrimoine ou les activités de l’entreprise. Ce sont des écritures comptables qui vont être utilisées par l’administration fiscale lors d’inspection ou de contrôles. Elles vont aussi aider à mettre au point le bilan comptable.
La saisie comptable peut être faite sur papier ou sur ordinateur, via des logiciels comptables. L’essentiel, c’est qu’elle doit être faite selon les normes comptables et qu’elle doit obligatoirement se baser sur des documents justificatifs, comme les factures.
Pour rédiger un journal comptable, que ce soit un journal d’achat, de vente ou autre, il est important de suivre une certaine structure. Il faut saisir les informations sous la forme d’un tableau contenant les colonnes suivantes :
- date ;
- numéro de la pièce ;
- numéro du compte concerné ;
- le libellé de l’opération ;
- le montant en débit et en crédit se rapportant à l’opération.
Il faut être très précis lors de la saisie des informations. La date doit être celle sur la pièce justificative, tout doit concorder. Il faut également s’assurer de l’équilibre. En effet, le principe de la comptabilité en partie double assume que la somme des débits doit toujours être égale au montant des crédits.
Qui peut faire de la saisie comptable ?
La saisie des pièces comptables est une opération importante mais basique. Toute personne ayant des connaissances suffisantes en comptabilité peut s’occuper de gérer les journaux comptables. Cela dépend fortement du chef d’entreprise, il peut s’en occuper lui-même, désigner un employé pour le faire ou bien recourir aux services de cabinets d’experts-comptables.
Il y a une seule obligation légale qui persiste. Dans le cas où l’entreprise veuille désigner une personne externe pour faire la saisie comptable, elle doit faire appel à un expert-comptable.
Si la saisie comptable est une opération facile, elle est aussi précise. Si la taille de l’entreprise est importante, sa comptabilité va suivre. Il devient de plus en plus difficile de mettre sur papier, toutes les transactions qui occurrent. Il devient judicieux de faire appel à des experts-comptables, et de préférence qui utiliseront des logiciels, afin de garder plus facilement une trace des données. Certains logiciels proposent aussi de faire les calculs qui découlent de la saisie comptable : bilan comptable, chiffre d’affaires en temps réel, etc.
Quels documents faut-il saisir ?
La saisie comptable est définie comme l’enregistrement de toute opération affectant le patrimoine de l’entreprise. C’est-à-dire dresser un portrait fiable des finances de l’entreprise. Il en résulte que toutes les pièces comptables doivent être saisies.
Tout d’abord, les factures d’achat et de vente. Toute transaction donne lieu à une facture selon la loi et doit être saisie. Il faut aussi prendre en compte les factures de doit et les factures d’avoir, qui concernent les dettes de l’entreprise envers le client et vice-versa. Il faut simplement s’assurer, en premier lieu, que les factures soient conformes au formalisme obligatoire et qu’elle corresponde à la tenue de comptabilité. En plus des factures, il faut aussi saisir les relevés bancaires, les journaux de paie, les avis d’impôts, la TVA, etc.
Les seules pièces justificatives qui ne sont pas saisies sont les devis, les bons de commande ou de livraison.
Les informations des documents utilisés sont saisies dans des journaux qui peuvent être aussi nombreux et divers, selon les préférences de l’entreprise. Les journaux d’achats, de vente, de caisse et de banque, correspondent aux normes. Mais rien n’empêche de créer plusieurs sous-catégories, comme exemple, un journal d’achat de marchandises, du moment que tout est bien organisé et clair.
La saisie comptable est une opération qui permet de donner un état des lieux de la finance de l’entreprise. C’est une mission très importante qui doit être réalisée régulièrement et de façon précise selon les normes de la comptabilité.